Pflichtangaben auf Rechnungen: Was 2026 auf jeder Rechnung stehen muss

Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Für Ihren Kunden ist sie oft die Grundlage für den Vorsteuerabzug, für Sie ein Beleg für Ihre eigene Buchhaltung. Fehlt eine Pflichtangabe, fragt spätestens die Buchhaltung Ihres Kunden nach, und die Zahlung verzögert sich. Dieser Beitrag zeigt, welche Angaben dazugehören, welche Vereinfachungen es gibt und was sich durch die E-Rechnung ändert.

Die Pflichtangaben im Überblick

Für Rechnungen über 250 Euro brutto nennt das Umsatzsteuergesetz in § 14 Abs. 4 die folgenden Angaben. Sie gelten für Rechnungen an Unternehmen ebenso wie, in den meisten Fällen, für Rechnungen an Privatkunden.

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens.
3. Ausstellungsdatum der Rechnung.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird. Lücken sind erlaubt, doppelte Nummern nicht.
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistung.
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt.
7. Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto.
8. Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Die Angaben müssen nicht in einer bestimmten Reihenfolge stehen. Entscheidend ist, dass sie vollständig und eindeutig sind. Eine Leistungsbeschreibung wie „diverse Arbeiten“ reicht in der Regel nicht aus, „Austausch der Heizungspumpe im Heizraum, 3,5 Stunden, inklusive Material laut Aufstellung“ dagegen schon.

Besondere Hinweise, die leicht vergessen werden

• Arbeiten am Haus für Privatkunden: Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Handwerksarbeiten, gehört ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden auf die Rechnung.
• Übergang der Steuerschuld: In bestimmten Fällen, zum Beispiel bei manchen Bauleistungen an andere Bauunternehmen, schuldet der Empfänger die Umsatzsteuer. Dann steht auf der Rechnung ein entsprechender Hinweis statt eines Steuerbetrags. Ob das auf Sie zutrifft, klärt Ihr Steuerberater.
• Kleinunternehmerregelung: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und gibt einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG an. Seit 2025 gelten dafür neue Umsatzgrenzen.
• Steuerfreie Leistungen: Auch hier muss erkennbar sein, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten Erleichterungen. Es reichen der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Name und Anschrift des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer sind hier nicht vorgeschrieben.

Viele Betriebe schreiben trotzdem auch kleine Rechnungen vollständig. Das ist kein Fehler und vereinfacht die Ablage, weil alle Rechnungen dem gleichen Aufbau folgen.

Die E-Rechnung: Was sich bis 2028 ändert

Bei Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen wird die elektronische Rechnung schrittweise zur Pflicht. Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF per E-Mail, sondern eine Datei in einem strukturierten Format, das Programme automatisch auslesen können, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden. Für Kleinunternehmer gelten Erleichterungen beim Ausstellen, empfangen können müssen aber auch sie. Für die meisten kleinen Betriebe heißt das: Wer heute Rechnungen in einem Textprogramm schreibt, sollte bis spätestens 2027 auf ein Programm umstellen, das E-Rechnungen erzeugen kann.

Häufige Fehler, die Zahlungen verzögern

• Das Leistungsdatum fehlt, weil es „ja das Rechnungsdatum“ ist.
• Rechnungsnummern werden doppelt vergeben, etwa wenn zwei Personen Rechnungen schreiben.
• Die Leistung ist zu allgemein beschrieben.
• Die Empfängeranschrift stimmt nicht mit den Angaben des Kunden überein, zum Beispiel bei Firmen mit mehreren Standorten.
• Bei Abschlagsrechnungen werden bereits gezahlte Beträge in der Schlussrechnung nicht korrekt abgezogen.

So bleibt das Rechnungsschreiben kein Abendprojekt

Die meisten Fehler entstehen nicht aus Unwissen, sondern aus Zeitdruck. Wer Rechnungen gesammelt am Wochenende schreibt, vergisst eher eine Angabe als jemand, der sie in einem festen Rhythmus erledigt. Hilfreich sind eine Vorlage, in der alle Pflichtangaben schon vorgesehen sind, eine automatische Nummernvergabe und ein fester Termin pro Woche.

Genau diese Routine kann ein Büroservice übernehmen: Sie liefern Stundenzettel oder Notizen, die Rechnung wird nach Ihren Vorgaben erstellt, Sie geben frei. Preise, Texte und die steuerliche Behandlung bestimmen weiterhin Sie und Ihr Steuerberater.