Welche Belege braucht mein Steuerberater? Die Checkliste für kleine Betriebe
Monatliche, jährliche und bei Bedarf benötigte Belege für den Steuerberater. Mit praktischer Checkliste und Ablauf-Routine für kleine Betriebe.
Von Burcu, BüroKompassAktualisiert am 7 Minuten Lesezeit
Kurz gesagt
Monatlich braucht Ihr Steuerberater vor allem Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontoauszüge aller Geschäftskonten, Kassenunterlagen und Belege für Barausgaben. Dazu kommen Verträge mit laufenden Zahlungen und jährlich Unterlagen wie Inventur, Darlehen und größere Anschaffungen.
„Es fehlen noch Belege.“ Diesen Satz hören viele Betriebe regelmäßig von ihrer Steuerkanzlei. Meist fehlt nicht viel, aber jede Nachforderung kostet Zeit auf beiden Seiten und verschiebt Auswertungen, Voranmeldungen und am Ende die Steuererklärung. Mit einer klaren Übersicht, welche Unterlagen wann gebraucht werden, lässt sich das weitgehend vermeiden.
Monatlich: die Grundausstattung
Die meisten Kanzleien arbeiten mit kleinen Betrieben monatlich oder quartalsweise. Für jeden Zeitraum brauchen sie diese Unterlagen:
- Ausgangsrechnungen: alle Rechnungen, die Sie gestellt haben, auch stornierte, mit der Stornorechnung dazu.
- Eingangsrechnungen: Rechnungen von Lieferanten, Dienstleistern, Werkstätten, Onlinehändlern und Softwareanbietern.
- Kontoauszüge aller Geschäftskonten, auch von Konten, die selten genutzt werden, sowie Kreditkartenabrechnungen.
- Kassenunterlagen: Tagesabschlüsse oder Kassenberichte, wenn Sie eine Kasse führen.
- Belege für Barausgaben: Quittungen für Tanken, Parken, Porto, Kleinmaterial.
- Bewirtungsbelege mit den nötigen Angaben zu Anlass und Teilnehmern.
Einmalig oder bei Änderungen: Dauerbelege
Manche Zahlungen laufen jeden Monat, ohne dass jedes Mal eine neue Rechnung kommt. Ihr Steuerberater braucht dafür den zugrunde liegenden Vertrag, und zwar einmal beim Start und erneut, wenn sich etwas ändert.
- Mietverträge für Geschäftsräume, Lager oder Stellplätze
- Leasing- und Finanzierungsverträge für Fahrzeuge und Maschinen
- Versicherungen des Betriebs
- Verträge mit laufenden Gebühren, etwa Telefon, Software oder Wartung
- Darlehensverträge mit Tilgungsplan
Jährlich: was zum Jahresabschluss dazukommt
- Inventur und Bestandslisten, wenn Sie Waren oder Material auf Lager haben
- Liste offener Rechnungen zum Jahresende, bei Kunden und bei Lieferanten
- Jahreskontoauszüge und Zinsbescheinigungen für Darlehen
- Rechnungen über größere Anschaffungen wie Fahrzeuge, Maschinen oder Computer
- Unterlagen zu Fahrzeugen, etwa ein Fahrtenbuch, wenn Sie eines führen
Die Checkliste zum Abhaken
| Unterlage | Wie oft | Typische Lücke |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnungen | monatlich | Stornos und Gutschriften fehlen |
| Eingangsrechnungen | monatlich | Rechnungen aus Onlineshops und Software-Abos |
| Kontoauszüge | monatlich | das Zweitkonto oder die Kreditkarte |
| Kassenunterlagen | monatlich | einzelne Tage fehlen |
| Barbelege | monatlich | Belege bleiben im Fahrzeug |
| Verträge | bei Änderung | neuer Leasingvertrag nicht weitergegeben |
| Inventur, offene Posten | jährlich | wird erst im Frühjahr erstellt |
Eine Routine, die im Alltag funktioniert
Die beste Checkliste hilft nichts, wenn die Belege irgendwo zwischen Fahrzeug, Küche und Postfach liegen bleiben. Bewährt haben sich wenige, feste Regeln:
- Ein Eingang für alles. Eine E-Mail-Adresse oder ein Ordner, in den jeder Beleg geht, egal ob Foto, PDF oder Papier.
- Belege am selben Tag erfassen. Ein Handyfoto direkt nach dem Tanken ist schneller als die Suche nach drei Wochen.
- Einmal pro Woche sortieren. Fünfzehn Minuten reichen, wenn es regelmäßig passiert.
- Monatlich mit dem Konto abgleichen. Fehlende Belege sofort nachfordern, solange sie noch leicht zu bekommen sind.
- Fester Übergabetermin an die Kanzlei. Zum Beispiel immer bis zum Zehnten des Folgemonats.
Wer diese Schritte nicht selbst übernehmen möchte, kann sie an einen Büroservice abgeben. Die vorbereitende Buchhaltung umfasst genau das: sammeln, prüfen, ordnen und vollständig übergeben. Die steuerliche Bearbeitung bleibt bei Ihrem Steuerberater.
Häufige Fragen zum Thema
Reicht ein Foto als Beleg?
Für die Weitergabe an die Kanzlei reicht meist ein gut lesbares Foto oder ein Scan. Ob Sie das Papieroriginal danach vernichten dürfen, hängt von weiteren Voraussetzungen ab. Das klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Was mache ich, wenn ein Beleg verloren gegangen ist?
Fragen Sie beim Aussteller nach einer Kopie. Viele Lieferanten und Onlineshops stellen Rechnungen auch nachträglich im Kundenkonto bereit. Ist das nicht möglich, besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, wie mit dem fehlenden Beleg umgegangen wird.
Wie oft sollte ich Belege an den Steuerberater geben?
Das stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab. Bei vielen kleinen Betrieben ist eine monatliche Übergabe üblich, weil dann auch Umsatzsteuer-Voranmeldungen pünktlich möglich sind.
