Aufbewahrungsfristen: Wie lange Sie Belege und Unterlagen aufheben müssen
Aufbewahrungsfristen 2026: 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 für Bücher, 6 für Geschäftsbriefe. Wann Fristen beginnen und was Sie entsorgen dürfen.
Von Burcu, BüroKompassAktualisiert am 6 Minuten Lesezeit
Kurz gesagt
Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare zehn Jahre, empfangene und versendete Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Ordner im Keller, Kartons auf dem Dachboden, Dateien auf alten Rechnern: In vielen Betrieben wird aus Unsicherheit alles aufgehoben. Das kostet Platz und macht es schwer, im Ernstfall das Richtige zu finden. Mit den Aufbewahrungsfristen im Blick lässt sich klar entscheiden, was bleiben muss und was gehen darf.
Die drei Fristen im Überblick
| Frist | Unterlagen | Beispiele |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | Hauptbuch, Jahresabschluss, Verfahrensdokumentation |
| 8 Jahre | Buchungsbelege | Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Quittungen |
| 6 Jahre | empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten | Angebote, Auftragsbestätigungen, geschäftliche E-Mails |
Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025. Sie stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt für alle Unterlagen, deren bisherige Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war.
Wann die Frist beginnt
Die Frist beginnt nicht mit dem Datum auf dem Beleg, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Bei Büchern zählt das Jahr der letzten Eintragung.
Ein Beispiel: Eine Rechnung vom März 2018 ist ein Buchungsbeleg. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2018 und endet acht Jahre später am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 darf sie grundsätzlich vernichtet werden.
Was Sie Anfang 2027 prüfen können
- Buchungsbelege aus 2018 und früher, also Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen, sofern keine Ausnahme greift.
- Geschäftsbriefe aus 2020 und früher, etwa Angebote und Korrespondenz.
- Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare aus 2016 und früher.
Legen Sie am besten jeweils zu Jahresbeginn fest, welche Jahrgänge entsorgt werden. Wer seine Ablage nach Jahren und Art der Unterlage sortiert, braucht dafür nur wenige Minuten.
Digitale Unterlagen und E-Rechnungen
Die Fristen gelten genauso für digitale Unterlagen. Sie müssen während der gesamten Frist lesbar, vollständig und unverändert bleiben. Das betrifft auch Dateien auf alten Rechnern oder in Programmen, deren Lizenz ausläuft. E-Rechnungen werden in ihrem Originalformat aufbewahrt, ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.
Ob Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet werden dürfen, hängt von Voraussetzungen wie einer Verfahrensdokumentation ab. Ohne diese Grundlage sollten die Originale bleiben.
Richtig entsorgen
Belege enthalten Namen, Anschriften, Kontodaten und Preise. Ins Altpapier gehören sie deshalb nicht. Nutzen Sie einen Aktenvernichter mit angemessener Sicherheitsstufe nach DIN 66399 oder einen zertifizierten Entsorger, der die Vernichtung bestätigt. Digitale Daten werden so gelöscht, dass sie nicht wiederhergestellt werden können.
Ordnung, die die Fristen mitdenkt
Eine Ablage nach Jahr und Unterlagenart macht Fristen fast automatisch einhaltbar. Wenn bei Ihnen gerade Kartons aus mehreren Jahren stehen, ist ein einmaliges Aufräumen oft der schnellste Weg: sortieren, kennzeichnen, und dann mit Ihrem Steuerberater festlegen, was entsorgt werden darf.
Häufige Fragen zum Thema
Gilt die 8-Jahres-Frist auch für ältere Belege?
Ja, für alle Buchungsbelege, deren bisherige zehnjährige Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war. Ausnahmen gelten, solange Unterlagen für eine offene Steuerfestsetzung gebraucht werden.
Wie lange muss ich Kontoauszüge aufbewahren?
Geschäftliche Kontoauszüge sind Buchungsbelege und werden acht Jahre aufbewahrt, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Nur unter bestimmten Voraussetzungen, unter anderem mit einer Verfahrensdokumentation für das Scannen. Klären Sie das vorher mit Ihrem Steuerberater.
